Desde hace 38 años, Ayuda en Acción trabaja del lado de las personas más vulnerables, apoyando sus comunidades para luchar juntos frente a las brechas (pobreza, desigualdad, digitales y de género) que perpetúan la pobreza y la exclusión. Y lo hacemos con la puesta en marcha de proyectos que se articulan en base a cuatro compromisos: generamos oportunidades, adaptamos para afrontar el cambio climático, protegemos de la violencia y la intolerancia y salvamos vidas. Pero, ¿cómo se hace el seguimiento de un proyecto de cooperación y de todo este trabajo que hay detrás?

Para aquellos proyectos en los que contamos con financiación externa (como pueden ser empresas o agencias de cooperación de administraciones públicas), intervienen principalmente dos equipos de Ayuda en Acción: Impacto y Cofinanciación. Ellos son los encargados de hacer el seguimiento tanto técnico como financiero de todos nuestros proyectos en coordinación con las oficinas de país y con los socios locales.

Pero, ¿cuál es el ciclo de un proyecto?

Primero se detectan las necesidades del territorio en el que estamos interviniendo y, en base a ellas, se formula el proyecto. Estas necesidades pueden salir a la luz a través de nuestra experiencia y trabajo en el terreno o son trasladadas por la propia comunidad y los socios locales. Cuando están planificadas las acciones que vamos a desarrollar, es el momento de buscar los recursos económicos.

En ocasiones no se consigue toda la financiación necesaria para poner en marcha el proyecto tal y como estaba diseñado en un principio. En estos casos, se adaptan tanto las acciones como el presupuesto para poder desarrollarlo y cumplir los objetivos con los recursos disponibles.

Una vez se consigue la financiación, es el momento de ponerse manos a la obra. Es aquí donde comienza toda la fase de seguimiento en la que hay una coordinación constante entre el equipo de Impacto y Cofinanciación de la sede y delegaciones, las oficinas de país y los territorios (donde hay personal de Ayuda en Acción y contrapartes). En el caso del técnico, se revisa que se estén llevando a cabo todas las acciones planificadas y se realizan mediciones periódicas para comprobar que se están cumpliendo los objetivos. En cuanto al económico, se hace un seguimiento de toda la parte financiera, como son los gastos que se incurran durante el desarrollo.

La última fase del proyecto es la de evaluación (técnica) y justificación (económica) donde se evalúa toda la intervención para saber si se han cumplido los objetivos previstos.

Un trabajo de coordinación y cooperación con el terreno para el seguimiento del proyecto  

En la etapa de seguimiento es fundamental tener una buena coordinación y comunicación tanto con las oficinas como con los socios locales del territorio donde estamos interviniendo. Los equipos de Impacto y Cofinanciación se dividen el trabajo por países. De esta forma, cada uno de los territorios en los que intervenimos, tiene una o varias personas de referencia en sede que se encargan del seguimiento de todos los proyectos.

En esta fase, es especialmente importante hacer el monitoreo de forma periódica, ya que es la manera de detectar posibles incidencias y poder darles respuesta. Por ello, la revisión se hace periódicamente donde los socios locales trasladan toda la información tanto técnica como económica. Este seguimiento se completa con la ejecución de auditorías internas.

Los técnicos y técnicas de la sede y delegaciones también viajan a terreno una o dos veces al año para conocer in situ el estado y su evolución. También aprovechan para impartir formaciones (al personal de Ayuda en Acción en terreno y a contrapartes), que son muy útiles porque hay convenios o colaboraciones que requieren una documentación y burocracia más compleja.